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Top 10 des erreurs à éviter absolument lorsque vous commandez votre marchandise en Afrique

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Commander des marchandises en Afrique peut être une opération passionnante mais complexe. Que ce soit pour un projet d’entreprise ou des besoins personnels, une gestion efficace de l’approvisionnement est essentielle. Pourtant, plusieurs erreurs peuvent se produire durant ce processus, engendrant des coûts supplémentaires, des retards et des pertes financières. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les dix erreurs les plus courantes lors de l’achat de marchandises en Afrique et vous fournirons des solutions pratiques pour les éviter.

Mal choisir son fournisseur

Le choix du fournisseur est l’un des aspects les plus importants de l’importation. Une mauvaise sélection peut entraîner des conséquences désastreuses pour votre entreprise. Un fournisseur peu fiable peut affecter la qualité de vos produits, les délais de livraison, ou encore rendre difficile tout recours en cas de problème.

Prenons l’exemple d’un Monsieur, devenu un de nos clients, qui se trouve être un entrepreneur africain. Ce client a décidé d’importer des équipements électroniques pour son magasin en Afrique. Après avoir trouvé un fournisseur en ligne, il passe une commande importante en toute confiance. 

Cependant, à la réception des marchandises, il se rend compte que la qualité est bien inférieure à ce qu’il avait prévu. Les délais de livraison ne sont pas respectés, et les produits arrivent en retard, mettant en péril ses ventes pour la saison.

Voici les erreurs qu’il a rencontré.

Les erreurs courantes : 

  • Réception de produits de qualité inférieure ou non conformes aux attentes :

Il avait supposé que les images et descriptions des produits sur le site du fournisseur étaient fiables. Cependant, la réalité est tout autre. En ne prenant pas le temps de demander des échantillons, de vérifier les certifications des produits ou de demander à son transitaire de vérifier la conformité des produits en lui envoyant des photos. Ce client se retrouve avec des produits non conformes à ses attentes, ce qui affecte directement ses ventes.

  • Retards fréquents dans les livraisons, mettant en péril vos opérations : 

Ce client s’attendait à recevoir ses marchandises dans les délais convenus. Pourtant, le fournisseur n’a pas été honnête sur les délais de fabrication de sa marchandise, ce qui a retardé ses projets. Il n’a pas respecté le calendrier qu’il avait fixé pour la mise en vente des produits. Avec des retards fréquents dans la livraison, il se retrouve sans marchandises pour ses clients au moment le plus critique de l’année ou à un moment important de vente pour lui, ce qui compromet sérieusement ses ventes.

  • Absence de garanties ou d’engagements clairs sur la qualité des produits : 

Le fournisseur de ce client n’a pas offert de garanties sur la qualité des produits. Lorsqu’il a essayé de demander des remboursements pour les articles défectueux ou non conformes, il a découvert que le fournisseur ne respectait pas ses engagements, et les options de remboursement étaient floues et compliquées. Il se retrouve donc avec un stock de produits défectueux, sans recours facile.

  • Remboursements ou échanges difficiles à obtenir : 

Après plusieurs tentatives de contact, il se rend compte que le fournisseur ne répond même pas à ses demandes de remboursement. Le processus de réclamation est si complexe qu’il perd plusieurs mois à essayer de résoudre ce problème. En fin de compte, il est contraint d’accepter la marchandise défectueuse, ce qui génère une perte importante pour son entreprise car sa marchandise sera difficile à écouler.

Solutions :

Pour éviter de telles situations, il est essentiel de :

  • Demander des échantillons avant de passer une commande importante afin de tester la qualité des produits. Bien que utiles, les échantillons sont chers si le produit n’est pas vendu à l’unité mais remboursable lors de la commande en gros.
  • Négocier des garanties claires et des engagements écrits concernant la qualité des produits et les délais de livraison. D’où l’importance de discuter sur des plateformes sécurisées et contrôlées comme Alibaba par exemple.

Si un fournisseur vous propose de discuter sur une autre plateforme, veuillez refuser car rien n’est retracé et rien ne vous protège en cas de problème.

  • Choisir des fournisseurs ayant de bonnes évaluations et une réputation solide dans le secteur surtout sur des applications que vous connaissez ou maitrisez.

Si nous prenons en exemple la plateforme Alibaba, consulter comment identifier un fournisseur fiable sur Alibaba pour avoir un aperçu des critères à prendre en compte pour reconnaître un bon fournisseur.

  • Prendre le temps de comprendre la politique de remboursement et d’échange du fournisseur avant de finaliser l’achat.

L’histoire de ce client met en lumière les conséquences graves du mauvais choix de son fournisseur. Il est crucial de vérifier la qualité des produits, de demander des garanties et de s’assurer que le fournisseur a une politique de remboursement claire. S’il avait pris ces précautions, il aurait évité ces erreurs coûteuses. Le choix du bon fournisseur est essentiel pour garantir une importation sans tracas et pour assurer la réussite de vos opérations commerciales.

Faire un mauvais choix de transitaire

Le transitaire joue un rôle clé dans l’acheminement de vos marchandises, et choisir un mauvais partenaire peut avoir des conséquences graves. Un transitaire inefficace ou non fiable peut causer des retards, des frais cachés et de nombreuses complications logistiques.

Nous avions reçu un client dans nos locaux qui voulait faire transporter du matériel de mercerie. Il était devenu très méfiant parce qu’il avait eu affaire à un transitaire qui lui avait facturé 350.000F pour le transport aérien de sa marchandise dans un délai de 14 jours. Il avait aussi exigé un paiement d’avance du fret. Ce que le client avait hésité à faire mais a finalement coopéré.

2 mois après, il n’avait toujours pas reçu sa marchandise. Lorsque sa marchandise était finalement arrivée, le fameux transitaire lui réclame une somme de 150.000F de plus pour des imprévus de douane.

L’affaire s’est terminée à la police.

Les erreurs courantes :

  • Tarifs opaques et frais imprévus :
    Ce client a accepté un devis initial pour le transport de ses marchandises, mais au final, il reçoit des frais supplémentaires qu’il n’avait pas anticipés. Des frais de stockage, des taxes imprévues, et des coûts de manutention sont venus s’ajouter au montant initial, sans explication claire. Ce manque de transparence dans la tarification a fortement impacté ses marges bénéficiaires.
  • Manque de suivi en temps réel des marchandises :
    Au fur et à mesure que l’expédition de client prenait du retard, il n’arrivait pas à obtenir d’informations précises sur l’emplacement de ses marchandises. Le transitaire ne proposait pas de système de suivi en temps réel, et il se retrouvait dans l’incapacité de savoir où se trouvaient ses colis. Il passait de longues heures à appeler le service client, sans obtenir de réponses satisfaisantes, et cela retardait sérieusement son planning.
  • Service client insuffisant ou difficilement accessible :
    Frustré par l’absence de suivi, ce client essaie de joindre le service client de son transitaire, mais se heurte à des lignes occupées et à des réponses vagues. Les rares fois où il réussit à avoir un interlocuteur, celui-ci ne lui donne pas les informations nécessaires pour résoudre ses problèmes, et la situation devient de plus en plus tendue. En fin de compte, le manque de réactivité de l’équipe du transitaire a aggravé le retard de la livraison, et il a perdu des clients impatients.
  • Réputation douteuse ou retours négatifs d’autres clients
    Lorsque ce client a commencé à se renseigner davantage, il a découvert que plusieurs autres clients avaient eu des expériences négatives avec ce transitaire. De nombreuses critiques mentionnent des retards répétés, des frais imprévus, et un service client difficile à joindre et fuyant. S’il avait pris le temps de consulter ces avis avant de se lancer, il aurait peut-être évité cette situation désastreuse. Aucun transitaire n’est parfait mais veillez à prendre un transitaire qui prend en compte les avis négatifs. 

Solution :

  • Il est crucial que votre transitaire propose un suivi en temps réel de vos marchandises, de préférence via une plateforme en ligne, qui vous permettra de suivre chaque étape de l’acheminement. Cela vous donne non seulement une visibilité sur l’état de votre envoi, mais permet aussi de détecter rapidement tout retard ou problème éventuel. Si votre transitaire ne propose pas ce service, il serait peut-être temps de chercher un autre prestataire.
  • Privilégiez un transitaire qui offre des tarifs transparents et détaillés, sans coûts cachés. Posez des questions et sachez ce que inclus le service pour lequel vous payez.
  • Avant de choisir un transitaire, testez la réactivité et l’efficacité du service client. Envoyez un e-mail ou appelez pour poser des questions simples et voir à quel point ils sont réactifs et professionnels. Un bon transitaire doit être disponible et prêt à résoudre tout problème dans les plus brefs délais. De plus, consultez les avis d’autres clients pour évaluer la fiabilité du service.

    L’expérience de ce client montre combien il est important de bien choisir son transitaire. Des frais imprévus, un suivi insuffisant et un service client défaillant peuvent non seulement ralentir vos opérations, mais aussi affecter vos relations commerciales et nuire à votre réputation. Pour éviter ces erreurs, assurez-vous de privilégier un transitaire fiable, transparent et réactif. Prenez le temps de vérifier les avis, de demander un devis détaillé et de tester la qualité du service client avant de vous engager. Un bon transitaire peut faire toute la différence dans la réussite de vos importations.

    Ne pas anticiper tous les frais annexes

    Sous-estimer les frais annexes peut rapidement faire exploser votre budget. Il est crucial de bien comprendre tous les coûts associés à l’importation, y compris les taxes et les frais supplémentaires.

    Un autre de nos clients décide de commander sa marchandise pour l’Afrique. Il pensait avoir bien évalué les coûts liés à cette opération, après avoir obtenu un devis de son transitaire. Mais lorsqu’il a reçu la facture finale, il a eu une surprise désagréable. Les frais annexes étaient bien plus élevés que prévu, et son budget a explosé. Comment en est-il arrivé là ?

    Les erreurs courantes :

    • Négliger les taxes douanières et les frais de dédouanement
      Il avait estimé qu’une simple taxe d’importation serait la seule charge supplémentaire à prévoir. Cependant, en arrivant en Afrique, il apprend qu’il doit également payer des frais de dédouanement imprévus lui-même. Ces frais supplémentaires sont dus à une mauvaise estimation des droits de douane et des procédures administratives liées à l’importation de marchandises en Afrique. Sans cette information, il n’avait pas budgétisé pour ces frais et s’est retrouvé avec une facture bien plus élevée que prévu.
    • Ne pas tenir compte des frais de transport à destination ainsi que d’autres paramètres
      En plus des frais de transport international, ce client avait oublié de prendre en compte les coûts associés à l’acheminement de ses marchandises à l’intérieur du pays. Lorsqu’il a reçu la facture de son fournisseur, il a découvert que les frais de livraison entre l’entrepôt de son fournisseur et celui de son transitaire n’étaient pas prévu dans la somme à payer qui était prévue. Ces frais imprévus ont encore alourdi la facture et retardé la mise à disposition de ses produits. Car, plus le fournisseur se trouve loin de votre transitaire, plus les frais de livraison sont élevés. 

    Il est possible qu’étant donné la spécificité de votre produit, un dédouanement à part entière doit faire l’objet de votre marchandise. Dans ce cas ci, votre transitaire aura besoin de votre présence une fois la marchandise arrivée en Afrique. Généralement, le transitaire vous le fera savoir.

    • Oublier l’importance d’une assurance cargo pour couvrir les risques de dommage ou de perte des marchandises
      Ce client, pensant que sa marchandise ne risquait rien, a décidé de ne pas souscrire d’assurance cargo. Lors de la livraison, une partie de la marchandise a été endommagée pendant le transport. Il a tenté de réclamer des indemnités, mais sans assurance, il n’a pas pu être indemnisé pour ses pertes. Cet oubli a non seulement provoqué des coûts de réparation, mais il a aussi créé un retard dans ses ventes, causant une perte de temps et d’opportunités.

    Solution :

    • Demandez un devis complet incluant les frais de douane, les taxes,.
      Avant d’importer des marchandises, assurez-vous de connaître les taxes douanières applicables ainsi que les frais de dédouanement dans le pays d’importation. Demandez à votre transitaire de vous fournir un devis détaillant ces frais pour éviter les surprises. Certains transitaires incluent ces coûts directement dans leur tarif. Il est donc nécessaire de poser la question au vôtre. Ces coûts doivent absolument être intégrés dans votre budget prévisionnel s’il y’en a. Votre transitaire vous dira aussi si vous devez vous attendre à dédouaner vous-même spécialement votre marchandise pour cas exceptionnel. Sinon c’est votre transitaire qui assure le dédouanement de votre marchandise.
    • Ne pas tenir compte des frais de transport à destination.
      Assurez-vous de vérifier si le devis ou les tarifs de votre transitaire couvre uniquement le transport international ou si des frais supplémentaires pour le transport à destination sont à prévoir. Le transport local ou la livraison à un entrepôt spécifique une fois la marchandise arrivée peut entraîner des coûts supplémentaires qu’il faut inclure dans votre budget global.
    • Planifiez une assurance cargo pour éviter toute surprise désagréable.
      Ne sous-estimez pas l’importance de l’assurance cargo. Lors de toute expédition, assurez-vous que vos marchandises sont couvertes contre les risques de dommages, de perte ou de vol. 

    Certains transitaires comme Bénin cargo, fournissent une assurance cargo qui correspond à la valeur de vos produits. Elle peut correspondre à une partie de vos produits. Cela vous évitera de perdre de l’argent ou d’amortir la perte en cas de problème durant le transport.

    L’histoire de ce client montre à quel point il est important d’anticiper tous les frais annexes lorsque vous importez des marchandises. Négliger les taxes douanières, les frais de transport local ou les frais de livraison et l’absence d’une assurance cargo peuvent rapidement faire grimper le coût de votre importation et causer des désagréments importants. En demandant un devis ou plus de détails et en planifiant tous ces coûts, vous pouvez éviter de vous retrouver avec des surprises financières et garantir une gestion plus fluide et plus prévisible de vos importations.

    Ne pas vérifier les spécifications exactes de la commande

    Les détails techniques de la commande, aussi minimes soient-ils, peuvent avoir de graves conséquences si vous ne les vérifiez pas attentivement. Cela peut entraîner la réception de produits incorrects, endommagés, ou non conformes à vos attentes, ce qui peut nuire à vos opérations commerciales et entraîner des coûts supplémentaires.

    Une dame que nous avons rencontré également dans nos bureaux, a passé une commande importante auprès de son fournisseur pour la vente de vêtements en Afrique. Lors de sa discussion avec le fournisseur, elle avait communiqué ses besoins vis-à -vis des produits et demandé à obtenir les tailles, les modèles et d’autres caractéristiques concernant les produits etc. Mais lorsqu’elle a reçu sa commande, elle a découvert que plusieurs articles ne correspondaient pas aux spécifications convenues.

    Certains ne respectait pas les caractéristiques de ce qu’elle voulait (couleur, tailles de vêtements etc). Au lieu de tailles aux standards européens (EU), le fournisseur a livré des vêtements de taille aux standards américains (US). Pire encore, une partie de la marchandise était nettement endommagée. Cela a entraîné des retards dans la mise en vente, une perte de confiance de ses clients, et des coûts imprévus liés au remplacement des produits.

    Les erreurs courantes :

    • Erreurs sur les dimensions, poids et autres caractéristiques des produits.

    Cette cliente pensait que son fournisseur respecterait scrupuleusement les caractéristiques de ses produits. Cependant, elle a constaté que certains articles n’étaient pas de la bonne couleur ou ne correspondaient pas aux attentes de ses clients, ce qui a compliqué leur stockage et leur distribution.

    • Non conformité des produits aux spécifications convenues :

    Elle avait demandé des produits spécifiques avec des fonctionnalités particulières, mais cette cliente a reçu des articles non conformes, ce qui a entraîné des réclamations clients et des retours de marchandises.

    • Marchandises reçues dans un état détérioré ou en rupture par rapport à la description initiale. 

    Certains produits étaient arrivés endommagés pendant le transport, d’autres n’avaient pas les caractéristiques annoncées, ce qui a affecté la satisfaction de ses clients et mis en péril sa réputation.

    Solutions :

    • Exigez des informations complètes et détaillées sur les produits avant de confirmer la commande : 

    Avant de valider une commande, demandez toujours à votre fournisseur des informations complètes et précises sur les produits. Vérifiez les dimensions, le poids, les matériaux utilisés, ainsi que toutes les caractéristiques techniques importantes dont vous aurez besoin. Cela vous permettra de mieux anticiper les besoins logistiques et de minimiser les risques de mauvaises surprises

    • Si possible, effectuez une vérification par votre transitaire avant l’expédition des produits : 

    Il est conseillé d’effectuer une vérification par votre transitaire pour un contrôle avant l’expédition. Cela vous permettra de vous assurer que les produits correspondent bien à votre commande et que tout est conforme aux spécifications convenues. Cela peut éviter des erreurs coûteuses sur la marchandise.

    En prenant le temps de vérifier minutieusement toutes les spécifications de vos produits avant de confirmer la commande, vous réduisez considérablement les risques d’erreurs et de retards. Un contrôle de qualité préalable, associé à une communication claire avec votre fournisseur, vous permettra de garantir que vous recevrez exactement ce que vous attendez, en bon état, et dans les délais impartis.

    Mauvaise organisation de la logistique de transport

    Une organisation logistique défaillante peut entraîner des retards, des coûts supplémentaires et des problèmes imprévus qui perturberont l’ensemble de votre chaîne d’approvisionnement. Une logistique mal planifiée compromet non seulement la livraison de vos produits à temps, mais peut également entraîner des pertes financières et une mauvaise expérience client.

    Monsieur Fidel, un autre de nos clients réguliers, après avoir passé une commande importante pour son entreprise, pensait avoir tout prévu pour un transport sans accrocs. Cependant, lorsqu’il a reçu sa marchandise, il a été confronté à de nombreux problèmes logistiques. D’abord, des documents nécessaires, tels que les certificats d’origine et certaines déclarations douanières, avaient été oubliés, ce qui a entraîné un retard à la douane. Ensuite, une partie de la marchandise était endommagée, car l’emballage était insuffisant pour protéger les produits pendant le transport. Ces imprévus ont sérieusement perturbé son planning de distribution et entraîné des coûts supplémentaires pour la régularisation des formalités douanières et la réparation des produits.

    Les erreurs courantes :

    • Oublier les documents nécessaires comme les certificats d’origine, les factures commerciales ou les déclarations douanières : 

    Monsieur Fidel avait sous-estimé l’importance des documents administratifs nécessaires pour l’importation de sa marchandise. L’oubli de ces documents a retardé le passage en douane, provoquant des frais imprévus et des délais supplémentaires pour obtenir les autorisations nécessaires à l’entrée de ses produits.

    Si vous optez pour les services d’un transitaire, vous n’aurez pas à vous soucier de ce détail, sauf cas spécifique. Votre transitaire vous le fera simplement savoir afin que vous demandiez à votre fournisseur s’il pouvait mettre à votre disposition ces document.

    • Emballage insuffisant, ce qui peut entraîner des dommages lors du transport : 

    Il n’avait pas demandé à son fournisseur de prêter une attention particulière à l’emballage de ses produits. Résultat : certains articles sont arrivés endommagés, ce qui a ajouté des coûts supplémentaires pour les réparations ou le remplacement des produits. Un emballage de mauvaise qualité peut également entraîner des retards si les marchandises sont endommagées ou refusées à la douane.

    Solutions :

    • Vérifiez à l’avance tous les documents nécessaires pour éviter les retards à la douane ou des frais imprévus : 

    Avant d’expédier vos marchandises, assurez-vous de disposer de tous les documents nécessaires : certificats d’origine, factures commerciales, déclarations douanières, etc. pouvant être obtenus par votre fournisseur. Demandez à votre transitaire, si nécessaire,de vous fournir une liste complète des documents requis pour éviter des retards à la douane ou des frais de régularisation imprévus. C’est le cas par exemple pour les produits électroniques ou pour les véhicules qui nécessitent une quittance sur laquelle figurent le numéro de châssis afin de pouvoir immatriculer etc…Et tout cela est donné par votre fournisseur.

    • Demandez à votre fournisseur d’assurer un emballage robuste et adapté au type de marchandise pour éviter tout dommage pendant le transport : 

    Assurez-vous que votre fournisseur prenne les mesures nécessaires pour garantir un emballage adéquat. Un emballage solide et adapté à la nature de vos produits protège vos marchandises contre les risques de dommage lors du transport, qu’il s’agisse de chocs, d’humidité ou de variations de température. Cela évite les coûts liés aux retours, aux réparations et à la perte de temps. Généralement les mesures sont prises par les fournisseurs pour l’emballage. Mais vous devez appuyer sur ce point afin que l’emballage puisse protéger au maximum votre marchandise et respecter les normes de transport internationales.

    En prenant le temps de bien organiser la logistique de transport et de vérifier tous les aspects administratifs et physiques de l’expédition, vous éviterez bien des tracas. Une préparation rigoureuse permet de réduire les risques de retards et de dommages, garantissant ainsi un processus d’importation plus fluide et plus rentable.

    Ne pas avoir une estimation claire du prix du transport

    Le coût du transport est l’un des aspects les plus importants lors de l’importation, et il est essentiel d’en avoir une estimation claire dès le départ. Si vous ne prêtez pas attention à ce détail, vous risquez de dépasser largement votre budget et de rencontrer des difficultés financières imprévues. Une mauvaise estimation des coûts peut compromettre la rentabilité de votre opération d’importation.

    Un jeune entrepreneur nommé Jean a décidé de commander de nouveaux produits en Afrique, mais il n’avait pas anticipé avec précision le coût du transport. Lorsqu’il a demandé un devis à son transitaire, il n’avait pas précisé tous les détails concernant le poids et les dimensions exactes de sa marchandise, ni le mode de transport le plus adapté à ses besoins.

    Après avoir choisi un mode de transport aérien pour accélérer la livraison, Monsieur Jean s’est rendu compte que cela était bien trop coûteux pour la marchandise qu’il importait. Le coût du transport a explosé, et il a dépassé largement son budget initial. Le manque de clarté sur le prix du transport a causé des problèmes de trésorerie et a réduit la rentabilité de son projet.

    Les erreurs courantes :

    • Sous-estimer les coûts réels du transport : 

    Monsieur Jean pensait que le coût du transport serait relativement faible et s’est juste dit que le transport d’une marchandise devait de façon logique coûter moins cher que la marchandise elle-même. Très grosse erreur. Car plusieurs facteurs influencent le prix du transport de la marchandise : les frais liés au poids, aux dimensions des produits, et aux spécificités du transport. Ces facteurs ont fini par faire gonfler la facture, créant un écart important avec son budget initial.

    • Choisir un mode de transport non adapté aux besoins : 

    Il a opté pour un transport aérien en pensant que la rapidité justifiait le coût, sans prendre en compte que ses produits ne nécessitent pas une livraison urgente. Ce choix a été coûteux et inadapté à la nature de sa marchandise, ce qui a entraîné des dépenses inutiles.

    Solutions :

    • Demandez un devis détaillé, qui inclut le poids, les dimensions, et le mode de transport : 

    Avant de finaliser votre commande, demandez à votre transitaire un devis complet qui précise non seulement le tarif du transport par catégorie de produits, . Les informations cruciales telles que le poids, les dimensions et le CBM sont données par votre fournisseur. Il est nécessaire de les connaître car c’est en fonction de cela que votre transitaire facture le transport de votre marchandise. Cela vous permettra d’avoir une vision claire des coûts et d’éviter les mauvaises surprises.

    Nota bene : le CBM est une abréviation de mètres cubes, est l’une des unités de mesure du volume d’expédition les plus couramment utilisées dans le monde. Cette mesure est calculée en multipliant la largeur, la hauteur et la longueur de l’envoi.

    • Comparez les options de transport (maritime, aérien, terrestre) en fonction de votre budget et de la nature des marchandises : 

    En fonction du type de produits que vous importez et de votre calendrier, comparez les différents modes de transport (maritime, aérien, terrestre etc…) pour choisir la solution la plus adaptée à vos besoins. Le transport maritime, par exemple, peut être beaucoup moins cher que l’aérien, mais prendra plus de temps et dépendra du poids de la marchandise, de ses dimensions et de son CBM. Tandis que, le transport aérien dépendra du poids et du volume ou dimension de votre marchandise, selon si elle prend plus de place ou non. Choisissez le mode de transport qui correspond à la fois à votre budget et à la nature de vos marchandises.

    En ayant une estimation claire et détaillée des coûts de transport, vous serez en mesure de mieux planifier votre budget d’importation et d’éviter les dépassements de coûts. Une bonne préparation vous permettra également de choisir le mode de transport le plus adapté à vos besoins, tout en respectant vos contraintes financières.

    Ne pas suivre votre colis en temps réel

    Ne pas suivre l’avancée de vos marchandises peut entraîner des retards, des erreurs de livraison ou même des pertes. Une surveillance régulière est indispensable pour garantir que votre marchandise arrive à destination dans les délais et dans de bonnes conditions. Ignorer l’évolution de l’expédition peut vous laisser dans l’incertitude et entraîner des complications difficiles à résoudre une fois que le problème se présente.

    Une autre des erreurs les plus courantes auxquelles nous faisons face est ce cas : 

    Plusieurs personnes, après avoir expédié une commande en Afrique, sont occupées par d’autres aspects de leur entreprise ou de leur activité. Ils négligent donc le suivi ou l’acheminement de leurs produits en temps réel. 

    C’est le cas de Madame Ginette, qui, quelques jours avant la date prévue de réception, a appris par hasard que l’un des colis avait été perdu pendant le transport. Le transitaire avait tenté de la contacter, mais elle n’avait pas activé les notifications pour suivre l’avancée de sa livraison. Sans cette information en temps réel, Madame Ginette a perdu un temps précieux pour résoudre le problème, ce qui a causé un retard de plusieurs semaines et affecté ses relations commerciales.

    Les erreurs courantes :

    • Ne pas anticiper ou ignorer les retards potentiels : 

    Madame Ginette n’avait pas pris le temps de suivre la progression de sa livraison. Elle n’a pas été informée d’un retard dans l’expédition, et lorsqu’elle a enfin découvert la situation, il était trop tard pour éviter les conséquences. Les retards peuvent survenir pour de nombreuses raisons, et ne pas les surveiller peut entraîner des difficultés pour réagir à temps.

    Ces retards peuvent être le résultat de plusieurs erreurs potentielles. Si par inattention vous envoyez la mauvaise adresse à votre fournisseur ou s’il se trompe d’adresse, si vous ne prenez pas en compte les délais de fabrication de votre commande dans vos délais et si vous commandez votre marchandise dans un délai trop court. Car peu importe la bonne foi de votre transitaire et les délais auxquels il vous a habitués, il y a des paramètres qu’il ne contrôle pas. Tels que la météo, les conflits géopolitiques etc… Vous devez donc en tenir compte lors de vos importations.

    • Ne pas repérer les pertes de colis ou les erreurs de livraison à temps : 

    En l’absence de suivi en temps réel, Madame Ginette n’a pas pu repérer qu’un colis avait été égaré ou mal acheminé. Cela a entraîné une perte de marchandise et a compliqué la gestion de son stock. Si le suivi avait été activé, elle aurait pu signaler l’incident rapidement et entamer des démarches pour localiser le colis avant qu’il ne soit trop tard.

    Les causes d’égarement de colis sont nombreuses mais nous pouvons déjà citer les facteurs suivants, pour vous aider à savoir ce qui pourrait occasionner cela : si vous n’enregistrez pas convenablement votre colis auprès de votre transitaire ou que votre fournisseur vous soumet un numéro de suivi erroné, il est possible que pendant l’inventaire avant l’expédition au niveau de votre fournisseur soit faussé. Cela donnera du mal à votre transitaire pour retrouver votre colis, ne pouvant pas être identifié.

    Aussi, si les détails concernant les colis sont incorrects (par exemple, il serait important de notifier à votre transitaire que les 100 pièces de produits commandés sont emballées dans 2 cartons de 50 pièces chacune), l’identification de votre marchandise peut s’avérer difficile.

    Solutions :

    • Utilisez le service de suivi en temps réel proposé par votre transitaire pour suivre l’état de la livraison à chaque étape : 

    Demandez à votre transitaire de vous fournir un accès à un service de suivi en temps réel. Cela vous permettra de connaître l’état de votre livraison à chaque étape de son parcours. Suivre votre colis en temps réel vous aide à repérer immédiatement toute anomalie ou retard et à intervenir plus rapidement en cas de problème.
    Si vous choisissez d’opter pour Bénin Cargo, vous n’aurez pas à vous soucier de ce paramètre. Chez nous, tous les clients ont accès à notre plateforme de suivi de colis en temps réel sur laquelle des notifications et informations actuelles concernant votre colis vous sont envoyées.

    • Activez les notifications automatiques pour être informé immédiatement de toute anomalie ou retard : La plupart des transitaires offrent des notifications automatiques par email ou SMS. Activez ces alertes pour être informé dès qu’il y a un retard, un problème de livraison ou une anomalie concernant votre marchandise. Cela vous permettra d’agir en temps utile, de résoudre rapidement les problèmes et de minimiser les conséquences sur votre activité.

    En suivant vos colis en temps réel, vous prenez le contrôle du processus d’importation et minimisez les risques de retards ou de pertes. Une surveillance régulière vous permet de détecter les problèmes tôt et d’y remédier rapidement, assurant ainsi une gestion plus efficace et sereine de vos livraisons.

    Manquer de communication avec le fournisseur et le transitaire

    Une communication inefficace ou insuffisante peut rendre le processus d’importation bien plus compliqué. Lorsque les informations sont mal comprises ou qu’il y a un manque de coordination entre vous, votre fournisseur et votre transitaire, des erreurs coûteuses peuvent se produire. Ces erreurs peuvent entraîner des retards, des frais imprévus, et parfois même des pertes de marchandises, affectant gravement le bon déroulement de vos opérations.

    Prenons pour exemple Marc, un auto-entrepreneur. En lançant son importation, il pensait que tout allait bien se dérouler avec son fournisseur et son transitaire. Toutefois, il a rapidement découvert que la communication entre ces deux parties et lui-même était loin d’être fluide. Car n’étant pas en liaison directe.

    Par exemple, le fournisseur avait envoyé des produits avec des spécifications légèrement différentes de ce qui avait été convenu, mais Marc n’avait pas confirmé les derniers détails avant l’expédition. De son côté, le transitaire n’avait pas été informé de certains ajustements dans le planning de livraison de sa marchandise et n’était pas au courant de l’erreur du fournisseur sur les commandes de Marc, ce qui a provoqué un retard supplémentaire et des coûts imprévus.

    Résultat : une confusion générale, des erreurs sur la marchandise reçue et des frais supplémentaires qui ont impacté la rentabilité de son projet étant donné qu’il fallait effectuer un retour de la marchandise au fournisseur, pour changement ou correction.

    Les erreurs courantes :

    • Informations mal comprises ou inexactes sur les spécifications de la commande : 

    Marc n’a pas pris le temps de valider une dernière fois les spécifications de la commande avec son fournisseur avant l’expédition. Un détail avait échappé à son attention : la taille des produits avait été mal notée. Ce manque de vérification a provoqué une réception de marchandises non conformes, entraînant des retours et des retards dans la vente.

    • Absence de coordination entre vous, le fournisseur et le transitaire : 

    Marc pensait que tout était clair et n’aurait besoin de s’occuper de rien d’autre entre le fournisseur et le transitaire, mais il n’avait pas vérifié les informations auprès des deux parties avant l’expédition. Le manque de coordination a créé des confusions, notamment en ce qui concerne la gestion des délais de livraison et les démarches nécessaires. Cela a généré des erreurs dans le processus logistique, provoquant des retards et des frais imprévus.

    Solutions :

    • Maintenez une communication régulière et claire avec toutes les parties impliquées (fournisseur, transitaire, transporteur) : 

    Pour éviter toute confusion, il est crucial de maintenir une communication continue et transparente avec votre fournisseur, votre transitaire, et tout autre acteur impliqué dans le processus. Organisez des points de contrôle réguliers avec l’aide de votre transitaire pour vous assurer que tout est en ordre et qu’aucun détail n’est négligé.

    • Posez des questions précises pour éviter toute ambiguïté, et documentez toutes les discussions importantes : 

    N’hésitez pas à poser des questions claires et précises à votre fournisseur et à votre transitaire. Cela vous permettra d’éviter toute ambiguïté et de garantir que tout le monde est sur la même longueur d’onde. De plus, documentez toutes les discussions importantes par écrit, qu’elles soient par email ou dans un autre format formel. Cela vous fournira des preuves en cas de problème et vous permettra de revenir sur les échanges en cas de malentendu.

    En ayant une communication efficace et régulière avec toutes les parties concernées, vous minimisez les risques d’erreurs coûteuses et vous vous assurez que chaque étape de votre importation se déroule comme prévu. Une bonne coordination est essentielle pour garantir la réussite de votre projet d’importation.

    Faire un mauvais choix du moyen de transport

    Le type de transport que vous choisissez a un impact direct sur vos coûts et sur les délais de livraison. Le mauvais choix peut entraîner des coûts supplémentaires, des retards importants, et parfois même des problèmes logistiques qui compliquent l’ensemble de l’importation. Il est donc essentiel de bien évaluer vos besoins avant de faire un choix.

    Pour ce cas-ci, prenons l’exemple de Monsieur Mathieu qui a fait face à des défis majeurs lors du choix du mode de transport pour ses marchandises. Il avait des produits non urgents à importer, mais il a opté pour le transport aérien en pensant que la rapidité en valait la peine. Cependant, le coût du transport aérien était bien plus élevé que prévu, ce qui a rapidement grignoté son budget. Mais, certains de ses produits étant très volumineux, le transport aérien n’était pas adapté à ces besoins spécifiques. Résultat : une facture bien plus élevée que prévu et une expérience de transport qui n’a pas été à la hauteur de ses attentes.

    Les erreurs courantes :

    • Opter pour le transport aérien alors que le coût est élevé pour des marchandises non urgentes : 

    Monsieur Mathieu pensait que l’urgence de l’importation justifiait le recours au transport aérien. Cependant, comme ses marchandises n’étaient pas urgentes, il a payé des frais de transport exorbitants. Ce choix, sans avoir évalué d’autres options, a conduit à des dépenses non budgétisées.

    • Choisir un mode de transport inadapté aux besoins spécifiques de la marchandise (volume, fragilité, etc.) : 

    En plus du coût élevé du transport aérien, Monsieur Mathieu n’avait pas pris en compte la fragilité de certains de ses produits. Le transport aérien, bien que rapide, n’était pas le plus adapté à ses produits volumineux. Cela a entraîné un montant plus élevé qui aurait pu être évité en choisissant un mode de transport plus adapté.

    Solutions :

    • Évaluez les priorités entre rapidité et coût : 

    Avant de choisir votre mode de transport, déterminez si la rapidité est essentielle pour votre projet ou si vous pouvez vous permettre un délai plus long. Si les délais sont flexibles, le transport maritime pourrait être plus économique, bien que plus lent. Cette approche vous permettra de réduire considérablement les coûts, sans compromettre la réussite de votre importation.

    • Demandez conseil à votre transitaire pour choisir le mode de transport le plus adapté à vos marchandises : 

    Votre transitaire est un expert dans le domaine du transport et pourra vous guider sur le mode de transport le plus adapté à vos besoins spécifiques. Il prendra en compte la fragilité de vos produits, leur volume, et les délais de livraison pour vous recommander la meilleure solution. N’hésitez pas à lui poser des questions et à obtenir des conseils personnalisés.

    En choisissant le bon mode de transport en fonction de vos priorités, vous éviterez des dépenses inutiles et des complications logistiques. Une évaluation précise de vos besoins vous permettra de trouver un équilibre optimal entre coût et efficacité, pour un transport réussi.

    Ignorer la procédure de fonctionnement de votre transitaire

    Ne pas comprendre ou respecter les règles internes de votre transitaire peut causer des retards, des complications administratives et, dans certains cas, des frais imprévus. Chaque transitaire a ses propres procédures et exigences, et si vous ne vous y conformez pas, cela peut perturber le bon déroulement de votre importation et vous exposer à des erreurs coûteuses.

    Voici le cas de Monsieur Philippe, un nouveau client qui a commencé à importer ses produits il y a 6 mois. En travaillant avec son transitaire pour importer ses produits, n’a pas pris le temps de bien comprendre les règles et procédures internes du transitaire. Lors de l’envoi de ses marchandises, il n’a pas respecté certaines formalités requises, comme la soumission des documents dans les délais ou la communication de certaines informations essentielles.

    Cela a entraîné un retard important dans le traitement de son envoi, ainsi que des frais supplémentaires pour corriger ces erreurs administratives. En fin de compte, le non-respect des procédures du transitaire a compromis sa relation avec ce dernier et retardé la mise à disposition de ses produits.

    Les erreurs courantes :

    • Malentendus sur les délais ou conditions de livraison : 

    Monsieur Philippe avait mal compris les délais exacts de traitement de son transitaire. Il pensait que certains documents pourraient être soumis plus tard dans le processus, mais le transitaire avait des délais stricts pour la soumission de ces informations. Aussi, il n’a pas tenu compte du processus de fonctionnement de son transitaire concernant les délais donné pour l’acheminement après expédition.Tout cela a causé un retard dans le traitement de ses marchandises, avec des conséquences sur le timing de la livraison finale et des accros dans ses rapports avec son transitaire.

    • Non-respect des politiques et procédures internes du transitaire : 

    En raison d’une négligence quant à la prise de connaissance des procédures, Monsieur Philippe n’a pas respecté certaines exigences spécifiques de son transitaire, comme la fourniture des certificats nécessaires ou le respect de certaines normes de conditionnement comme le délai d’entreposage des colis à leur arrivée en Afrique. Ces négligences ont retardé le processus, et Monsieur Philippe a dû payer des frais supplémentaires pour résoudre les problèmes administratifs créés.

    Solutions :

    • Prenez le temps de vous familiariser avec les règles et procédures de votre transitaire avant de commencer toute collaboration : 

    Avant de commencer à travailler avec un transitaire, assurez-vous de bien comprendre ses règles et procédures. Demandez-lui des explications sur les processus, les délais et les exigences particulières. Cela vous permettra d’anticiper les démarches nécessaires et de vous préparer en conséquence, afin de respecter toutes les conditions avant, pendant, et après l’expédition.

    • Respectez ces procédures et assurez-vous que toutes les étapes sont suivies pour garantir une expédition fluide : 

    Une fois que vous êtes familiarisé avec les règles, respectez-les scrupuleusement. Veillez à soumettre tous les documents et informations nécessaires dans les délais, à respecter les conditions demandées pour le transport et à suivre toutes les étapes indiquées par votre transitaire. Cela garantira non seulement le bon déroulement de votre importation, mais aussi une relation de confiance et d’efficacité avec votre transitaire.

    Comprendre et respecter les règles de votre transitaire est essentiel pour une expédition sans accroc. En prenant le temps d’assimiler les procédures et de vous y conformer, vous éviterez des retards, des coûts supplémentaires, et des complications administratives qui pourraient nuire à votre projet d’importation.

    Conclusion

    Commander des marchandises pour l’Afrique peut sembler complexe au premier abord, mais en évitant ces dix erreurs courantes, vous pouvez simplifier considérablement le processus. Une planification minutieuse et une communication claire avec vos partenaires vous permettront de maximiser vos chances de succès tout en minimisant les risques et les coûts.

    Chez Bénin Cargo, nous nous engageons à vous fournir un service d’importation fiable, transparent et adapté à vos besoins spécifiques. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous aider à gérer le processus d’importation en Afrique sans tracas.

     

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